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Outlook synchronisieren - schnell und einfach

Mit einer Outlook Synchronisation gleichen Sie die Daten von Outlook-Daten-Dateien ab, so dass Sie als Ergebnis einen identischen Datenbestand in beiden Outlook-Daten-Dateien haben.

SynchPst synchronisiert Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007, Outlook 2003 und Outlook 2002(XP) Outlook-(pst)-Daten-Dateien.
In diesen Outlook-Daten-Dateien werden Ihre 'Persönlichen Ordner' von Outlook gespeichert.
Diese pst-Dateien sind standardmäßig nicht sichtbar, da diese 'versteckt' sind. Sie können diese ganz einfach sichtbar machen, indem Sie die Systemsteuerung öffnen > auf 'Klassische Ansicht' klicken > 'Ordneroptionen' auswählen. Auf dem Reiter 'Ansicht' können Sie die versteckten Dateien sichtbar machen.
Hier können Sie sehen, wie der Dialog zum Anzeigen der versteckten Dateien aussieht.

'SynchPst for Outlook' findet die lokale Outlook-Daten-Datei auch dann, wenn diese versteckt ist. Damit 'SynchPst for Outlook' auch auf die pst-Datei auf dem anderen Computer zugreifen kann, muss der Ordner, der die pst-Datei enthält, freigegeben werden.

Sie finden hier eine Beschreibung zum Suchen der pst-Datei.

Mit dieser Anleitung zum Freigeben eines Ordners ist dieser Schritt einfach zu bewältigen.

Pst-Dateien können nur von einem Computer gleichzeitig geöffnet werden. Stellen Sie daher sicher, dass kein Outlook auf dem anderen Rechner zum Zeitpunkt der Synchronisierung läuft.
Sie können das Programm 'Remote Outlook Killer' auf dem anderen Computer installieren, das dafür sorgt, dass ein offenes Outlook auf dem anderen Rechner automatisch geschlossen wird.

Bedienungsanleitung

'SynchPst for Outlook' ist ganz einfach zu bedienen!

Die Bedienung von SynchPst ist ganz einfach. Folgen Sie nur den blinkenden Elementen.

Los geht's mit der Synchronisierung von Outlook!

  • Starten Sie SynchPst for Outlook.
  • Klicken Sie auf der linken Seite auf den Schalter "Suchen" und wählen Sie die Outlook-Datei auf dem lokalen Rechner aus.
  • Dann klicken Sie auf der rechten Seite auf "Suchen" und wählen die pst-Datei auf dem anderen Rechner aus.
  • Auf beiden Seiten sollten Sie nun den Inhalt Ihrer Outlook pst-Dateien sehen.
  • Nun selektieren Sie die Ordner, die Sie abgleichen möchten.
  • Zum Schluß klicken Sie auf den blinkenden Schalter in der Mitte, um die Synchronisierung zu starten.
  • Haben Sie die Option "Vorschau" angewählt, dann erscheint nach kurzer Zeit eine Übersicht, was während des Abgleiches geändert wird.
  • Hier können Sie noch einzelne Jobs deselektieren.
  • Der Abgleich wird mit der Schaltfläche "Fortfahren" gestartet.

Nach dem Outlook-Abgleich erhalten Sie einen Hinweis, dass die Synchronisierung erfolgreich war.

Was passiert z. B., wenn eine Telefonnummer geändert wurde?

Bei der nächsten Synchronisierung Ihrer Outlook-Kontakte wird 'SynchPst for Outlook' merken, dass der Kontakt geändert wurde. Bei der Synchronisation wird nun der alte Kontakt mit den neueren Informationen überschrieben.

Und was passiert, wenn auf beiden Seiten der gleiche Outlook-Kontakt geändert wurde?

In der Home-Edition überschreibt einfach der neuere Kontakt den älteren Kontakt.Bei der Professional Edition erscheint ein Dialog, bei dem Sie angeben können, welchen Kontakt Sie behalten und welchen Sie überschreiben möchten.

Woher weiss 'SynchPst for Outlook', welche Einträge zusammen gehören?

Damit Sie die Grundlagen des Abgleichs verstehen, sollten Sie wissen, wie SynchPst arbeitet:

Wenn der gewählte Outlook-Ordner auf der anderen Seite noch nicht vorhanden ist, dann wird der gesamte Ordner kopiert.
Existiert der Ordner schon auf der anderen Seite, dann werden Quell- und Zieleinträge miteinander verglichen. Dabei werden die folgenden Kriterien beachtet:

Kontakte

Kontakte sind dann identisch, wenn der Vorname und der Nachname gleich sind. Wenn der Kontakt nur einen Firmennamen hat, dann wird der Firmenname herangezogen.

Emails

Emails sind dann identisch, wenn das Sendedatum, der Betreff, die Absenderadresse und die Senderadresse gleich sind.

Termine

Termine sind dann identisch, wenn der Betreff und das Start-Datum gleich sind.

Notizen

Notizen sind dann identisch, wenn der Betreff gleich ist. Der Betreff einer Notiz ist die erste Zeile.

Aufgaben

Aufgaben sind dann identisch, wenn der Betreff und das Fälligkeitsdatum gleich sind.

 

Kundenstimmen

"Habe ich Ihnen eigentlich schon mal gesagt, wie klasse ich Ihr Programm finde? Ist richtig gut!" Elke Wanner

"Die Performance in der neuen Version ist wirklich überragend! Ich würde sagen, dass der Sync-Vorgang jetzt bei mir um gefühlte 90% schneller ist!
Tolle Leistung!" Timo Löfgen